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Gestion des emails : quand le volume dépasse le cap

Directeur social | management

La méthode CAP est une excellente méthode pour rester focalisé sur nos priorités sans nous laisser distraire toutes les deux minutes par notre boîte mail. Il arrive cependant que le volume d’emails reçu chaque jour génère un stress et un temps de gestion qui peuvent décourager même les plus convaincus d’entre nous. Voici analyse et alternatives pour améliorer notre efficacité dans la gestion des emails.

Les clés de succès de la méthode CAP

Si nous devions conserver un seul aspect de la méthode CAP [http://www.efficaciteprofessionnelle.fr/2015/01/30/gagner-du-temps-dans-la-gestion-de-nos-emails/], ce serait la première lettre de l’acronyme : « Choisir son rythme ». A elle seule, cette pratique permet de consacrer la meilleure part de nos journées au traitement de nos priorités. Pour ceux qui ont du mal à se discipliner à un tel rituel, voici de quoi nous encourager à persévérer : d’après les recherches en neuroscience, il faut 30 jours à notre cerveau pour acquérir une nouvelle habitude. Mieux vaut donc multiplier les séquences CAP (jusqu’à 5 ou 6 par jour) que d’abandonner la méthode. Au bout de 30 jours, notre cerveau a intégré tout le bénéfice que nous avions à fermer notre boîte mail pour être plus efficaces.

Ceux qui parviennent avec bonheur à vider leur boite de réception tous les jours grâce à la méthode CAP répondent en général à plusieurs des critères ci-dessous :
– ils se conditionnent pour prendre des décisions au moment de leur séquence CAP et n’ouvrent qu’une seule fois la majorité de leurs mails (à l’exception des mails appelant une réponse complexe qu’ils planifient dans leur agenda)
– ils font confiance à leur mémoire et n’hésitent pas à supprimer les mails lus, leur système de classement est simple et réduit à quelques répertoires essentiels, souvent représentatifs des projets en cours et uniquement ceux-là
– ils s’autorisent à faire des réponses ultra-courtes : la gestion des mails de moins de 2 minutes leur prend 30 secondes par mail
– ils traitent une partie de leurs mails (souvent les plus simples) dans les temps morts : transports en commun, temps d’attente avant le début d’une réunion, etc…

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